fp4Kontakt os:

Nemid og Postkasse

Nemid – og medarbejder id samt oprettelse af digitalpostkasse.


NemID medarbejdersignatur er en videreudvikling af den nuværende medarbejdersignatur (Digital Signatur). Nets DanID står bag både NemID medarbejdersignatur og Digital Signatur.

Du kan bruge medarbejdersignaturen til at identificere dig som medarbejder i en bestemt virksomhed eller organisation – det er f.eks., når du:
Henvender dig til det offentlige på virksomhedens vegne.
Underskriver dokumenter online.
Får adgang til information fra en offentlig myndighed.
Logger på de private online-services.
Logger på interne it-systemer (hvis din arbejdsplads tilbyder dette).

Du kan også anvende medarbejdersignaturen hvis du vil sende og modtage sikre e-mails, der er krypteret og signeret med en digital signatur.

3. typer af medarbejdersignatur

I kan vælge mellem tre forskellige typer medarbejdersignaturer:
NemID medarbejdersignatur med nøglefil svarer til den nuværende Digitale Signatur. Det er en softwareløsning, hvor certifikatet (nøglefilen) ligger lokalt hos medarbejderen.
NemID medarbejdersignatur med nøglekort svarer til NemID-løsningen til private. Det er en nøglekortløsning, hvor certifikatet er placeret på en central server hos Nets DanID.
NemID medarbejdersignatur på hardware, hvor din certifikatet gemmes på et særligt stykke hardware, også kaldet krypto-token.
Første skridt er at oprette en digital medarbejdersignatur (også kaldet NemID), hvis ikke der allerede er en repræsentant for foreningen, som har gjort dette. Den digitale medarbejdersignatur ligner det personlige NemID, som de fleste af os efterhånden er udstyret med, men medarbejdersignaturen er knyttet til foreningens CVR-nummer og ikke til et personligt CPR-nummer.
kilde Nets - [klik her]

Følgende guide er fra frivillighed.dk - [klik her]


Første gang en forening opretter en medarbejdersignatur, skal den formelt indgå en aftale med Nets DanID, der er den virksomhed, som administrerer udstedelsen af signaturerne. Konkret sker det ved, at man udskriver en aftale på deres hjemmeside, og at en tegningsberettiget i foreningen herefter underskriver den og returnerer den elektronisk eller som almindeligt brev.
Når aftalen med Nets DanID er indgået, modtager I:
1 - informationer om, hvordan I aktiverer medarbejdersignaturen
2 - et brev med en installationskode
3 - et nøglekort, som I skal bruge, når I skal logge ind med signaturen
Både installationskoden og nøglekortet bliver sendt til foreningens officielle CVR-adresse. Det er derfor vigtigt, at I sikrer, at adressen er opdateret, inden I går i gang med at bestille medarbejdersignaturen, for det kan hurtigt blive et problem, hvis de nødvendige informationer bliver sendt til en kasserer, der gik af for to år siden.
I skal være opmærksomme på, at den første, der opretter en medarbejdersignatur knyttet til jeres forening, automatisk bliver administrator af fremtidige medarbejder-signaturer. Det betyder, at det er denne person, der får mulighed for at give andre bestyrelsesmedlemmer adgang til foreningens digitale postkasse. Det er derfor vigtigt, at det er den person i foreningen, som I har besluttet, der skal udføre opgaven, som registrerer sig først.
De tre første digitale medarbejdersignaturer i hver forening er gratis. Hvis der er flere i foreningen, som skal have adgang til postkassen, koster det 75 kr. pr. signatur pr. år.
I bestiller digitale medarbejdersignaturer via hjemmesiden for Nets DanID.


Opret digital postkasse


Når mindst én repræsentant for foreningen har fået en digital medarbejder- signatur, kan I oprette den digitale postkasse. Det sker via Virk.dk's hjemmeside om digital postkasse, hvor I også kan finde mere information om, hvordan I rent praktisk gør det.
I skal være opmærksomme på, at det enten skal være en fra foreningens ledelse (hvilket vil sige en person, der er berettiget til at tegne foreningen), der opretter medarbejder-signaturen, eller også skal ledelsen godkende oprettelse af den digitale postkasse. Det skyldes bla., at man i forbindelse med oprettelsen skal angive, hvem der skal have adgang til foreningens korrespondance med det offentlige.
Når I skal oprette en digital postkasse, skal I igennem de følgende faser:
Opret et CVR-nr., hvis det ikke allerede er sket.
Hvis I har et CVR-nr., så tjek, at den registrerede adresse er korrekt.
Tag stilling til, hvem I foreningen der skal have adgang til den digitale postkasse, og hvem der skal administrere denne adgang i fremtiden.
Opret en digital medarbejdersignatur for den person, der skal være administrator af resten af medarbejdersignaturerne (den først oprettede bliver automatisk administrator).
Opret digitale medarbejdersignaturer for de øvrige repræsentanter for foreningen, der skal have adgang til den digitale postkasse.
Opret den digitale postkasse – husk på forhånd at beslutte, hvem der skal have besked på mail, når der kommer ny post.
Når I opretter postkassen, skal I angive mindst en og højst to e-mail-adresser, som får besked, når der er ny post i postkassen. I skal altså beslutte, hvem der får ansvaret for at holde postkassen ajour og eventuelt fordele posten videre til andre i foreningen, som skal have den.
Alle foreninger som allerede har et CVR-nummer vil senest den 1. oktober 2013 modtage et brev med informationer om, hvad de skal gøre for at få en digital postkasse. Derudover har Virk.dk indgået en aftale med landets biblioteker om, at der her er uddannet personale, som kan hjælpe foreninger, der har svært ved at finde ud, hvordan de opretter en digital postkasse.
På det følgende link kan I læse mere om denne mulighed for hjælp og se en oversigt over, hvilke biblioteker der kan hjælpe jer - [klik her]


Det skal I være opmærksomme på fremover, når I har oprettet den digitale postkasse:
Husk at tjekke postkassen. Hvis den person, der får mail om ny post, er væk fra foreningen i længere tid, skal der laves aftaler om, hvem der så tjekker.
Når der sker udskiftninger i foreningens bestyrelse eller øvrige ledelse, skal I huske at ændre adgangen til postkassen. Afgående bestyrelsesmedlemmers digitale medarbejdersignatur skal inddrages, og der skal oprettes nye.
Hvis den person i foreningen, der fungerer som administrator i forhold til de digitale medarbejdersignaturer, forlader denne post, skal der hurtigst muligt ske en overdragelse af ansvaret til en ny administrator – og dette skal meddeles til Nets DanID.
Sørg for, at foreningens CVR-registrering hele tiden er opdateret, og især at adresse-oplysningerne er korrekte. Hvert 3. år skal foreningen bekræfte sin eksistens for at beholde sit CVR-nummer, og hvis denne bekræftelse glipper – fx fordi den bliver sendt til en gammel e-mail-adresse – kan I risikere at skulle starte helt forfra med CVR-registrering, oprettelse af digital postkasse mv.


Overvej, hvordan I sikrer jer bedst muligt imod elektronisk kriminalitet. Jo flere personer der har adgang til den elektroniske postkasse, og jo flere PC'er man bruger til at få adgang til postkassen fra, desto større er risikoen for misbrug. I skal også være opmærksomme på, at hvis der forsvinder midler fra foreningens bankkonti, er det som udgangspunkt foreningen selv, der skal dække tabet, hvis det er sket på grund af dårlig datasikkerhed i foreningen. Hvis I vil undgå denne risiko, skal foreningen tegne en netbank-forsikring.